Nếu Tòa nhà văn phòng – Trụ sở Bạn đang thuê hoạt động kinh doanh chưa hiệu quả theo đúng kế hoạch, lý do có thể xuất phát từ những lỗi phổ biến trong quá trình xem xét lựa chọn ban đầu.
Việc thiết lập văn phòng – trụ sở luôn được các Doanh Nghiệp lên kế hoạch vô cùng kỹ lưỡng và được lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí thuê văn phòng quan trọng. Quá trình này đòi hỏi sự nghiên cứu thị trường, đánh giá tiềm năng phát triển và so sánh với chi phí nguồn nhân lực sẵn có của Doanh Nghiệp. Như đã đề cập trong nhiều bài viết của HTH trước đây, một môi trường làm việc phù hợp sẽ là khởi đầu thành công cho bất cứ mô hình hoạt động kinh doanh nào.
Hãy cùng chúng tôi điểm lại một số lỗi thường gặp trong quá trình thuê văn phòng – trụ sở để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể gặp phải khi chính thức đi vào vận hành.
1.TIÊU CHÍ THUÊ VĂN PHÒNG KHÔNG CỤ THỂ
Dựa trên nhu cầu sử dụng của Doanh Nghiệp bao gồm mô hình hoạt động, diện tích, chi phí thuê, địa điểm…, kế hoạch thuê văn phòng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn cần liệt kê những tiêu chi ưu tiên và đánh giá độ phù hợp của từng lựa chọn bất động sản với các tiêu chí này, từ đó có được lựa chọn tốt nhất giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh khi văn phòng trụ sở đi vào hoạt động.
2. LỰA CHỌN VƯỢT QUÁ CHI PHÍ THUÊ DỰ TRÙ
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Với những Doanh Nghiệp có ngân sách tiền thuê 15 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17-18 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Nhưng sự thật văn phòng 15 usd/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 usd/m2/tháng.
Tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn. Vì vậy cần xem xét chi phí thật kỹ lưỡng dựa trên tiềm lực phát triển của tổ chức.
3. KHÔNG DỰ TRÙ SỰ TĂNG SỐ LƯƠNG NHÂN VIÊN
Rất nhiều Doanh Nghiệp khi lập kế hoạch thuê văn phòng – trụ sở chỉ căn cứ vào số lượng nhân lực hiện tại mà quên mất rằng số lượng này có thể tăng lên trong tầm nhìn phát triển dài hạn. Sai sót này có thể dẫn đến diện tích sử dụng hạn chế và không thể mở rộng không gian làm việc khi có nhu cầu.
Hãy lập kế hoạch nhân sự cho 3 – 5 năm để lựa chọn được văn phòng – trụ sở với diện tích phù hợp nhất.
4. KHÔNG XEM TRỌNG MONG MUỐN CỦA NHÂN VIÊN
Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của bất kỳ Doanh Nghiệp nào, việc lựa chọn văn phòng – trụ sở không chỉ cần phù hợp với nhu cầu tổ chức mà còn dung hòa tốt nhất với nguyện vọng và sự hài lòng của đội ngũ nhân viên – những người sẽ làm việc tại địa điểm mới trong tương lai.
Hãy cân nhắc một số vấn đề liên quan đến nhân sự trước khi quyết định, đảm bảo họ sẽ có tâm thế và môi trường làm việc hiệu quả nhất, đóng góp vào sự thành công của Doanh Nghiệp:
- Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
- Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
- Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
- Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?
5. XEM XÉT ĐÁNH GIÁ TÒA NHÀ – VĂN PHÒNG TRONG THỜI GIAN QUÁ NGẮN
‘Duc tốc bất đạt” – Việc lựa chọn tòa nhà – văn phòng không chỉ dựa trên sự tham quan, trao đổi ngắn gọn với Ban Quản Lý và ảnh chụp mà cần thời gian xem xét, đánh giá cẩn thận.
Trước khi tiến đến giai đoạn đàm phán – ký kết Hợp đồng thuê nhà, hãy thực hiện thêm 1 số bước để đảm bảo tính phù hợp của bất động sản:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
- Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
- Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà
Trên đây là một số lỗi thường gặp trong quá trình thuê tòa nhà làm văn phòng -trụ sở mà Công Ty Cổ Phần HTH Vũng Tàu với vai trò một chủ đầu tư muốn chia sẻ cùng Doanh Nghiệp. Hy vọng Bạn sẽ tìm được những thông tin hữu ích từ bài viết này để lên kế hoạch dài hạn và lựa chọn được bất động sản phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.
